DMの問い合わせ先はQRだけでいい？受付方法の選び方
DMからの問い合わせをWebへ集めたい場合でも、読み手によって使いやすい連絡方法は異なります。受付方法を増やせばよいとは限らず、利用する相手と、社内で対応できる体制を合わせて考えましょう。
相手が使う場面を想像する
スマートフォンですぐ申し込む人もいれば、社内で相談してから連絡する人もいます。DMを読む場所や、申し込みまでに必要な判断を整理すると、受付方法を選びやすくなります。
主な方法をWebフォームにするなら、QRコードの横に開いた先の内容を示します。電話やメールを添える場合も、どのような問い合わせを受けるのかが伝わる案内にしましょう。
複数の方法を設けるなら、役割を分ける
予約はフォーム、質問は電話など、役割を分ける方法があります。どの窓口からでも同じ手続きができるようにする場合は、情報の記録や引き継ぎ方もそろえる必要があります。
電話を載せるなら受付時間、メールなら担当者の確認方法など、運用を決めます。実際には対応できない窓口を載せないよう、紙面の完成前に担当部署と確認してください。
受付後に迷わない案内を用意する
問い合わせの送信や電話の後、いつどのような連絡があるのかを整理します。回答時期を案内する場合は、実際に対応できる内容に合わせましょう。
フォームの完了画面、返信メール、電話応対で説明する内容に食い違いがないかも確認します。入口を増やすことより、受け付けた情報を確実に扱える仕組みが大切です。
よくある質問
電話とWeb、両方載せるべきですか？
対象者と対応体制によって変わります。主となる受付方法を決め、別の方法が必要な場面があるかを検討しましょう。
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届けたい相手と、案内した後にしてほしい行動をお知らせください。紙面・印刷・発送・Webへの誘導を含めて相談できます。
